Wie Du Gutscheine verbuchst

Wie Du Gutscheine richtig verbuchst

Bitte beachte, dass diese Beschreibung keine Beratungsleistung darstellt. Du solltest das Vorgehen in Deinem Betrieb unbedingt einmal mit Deinem Steuerberater besprechen. Diese Hinweise sind eine allgemeine Beschreibung zum Umgang mit Gutscheinen und keine Handlungsanweisung. Auch gehen wir hier immer von ausgegebenen Mehrzweck-Geschenkgutscheinen aus und nicht von Rabattgutscheinen.

Gutscheinausgabe

Allgemeines

Wenn Du einen Gutschein ausgibst, muss dieser immer aktiviert werden. Vergiss das bitte nicht, sonst kann der Kunde nichts mit dem Gutschein anfangen - er ist nur das Papier wert, auf dem er gedruckt ist!

Eigene Händler-Gutscheinkarten selbst ausgeben

Wenn Du Deine eigenen Gutscheinkarten selbst vor Ort ausgibst, fließt das Geld ja direkt zu Dir. Du tauschst quasi Bargeld gegen Gutschein-Geld. Wir sind, was den Geldfluss angeht, dabei komplett außen vor. Die Buchungen dokumentieren wir Dir trotzdem und schicken Dir die aktuellen Änderungen mit der Abrechnung zu. Buchhalterisch werden Deine eigenen Gutscheine ein eigenes Gutscheinkonto gebucht, denn die Ausgabe eines Gutscheins ist kein Umsatz. Da in dem Moment aber Geld fließt, ist es wichtig, dass dieser Geldfluss in Deiner Kasse protokolliert wird. Wenn der Gutschein bar bezahlt wird, gehört diese Zahlung natürlich auch in Dein Kassenbuch!

Wenn Du keine Kasse hast oder Dein Kassensystem keine Gutscheinfunktion hat, hilft als Lösung auch ein Gutscheinbuch.

Da Du über unser System auch ausschließlich Mehrzweckgutscheine ausgibst, ist die Gutscheinausgabe auch erst mal kein Umsatz und es fließt auch erst mal keine Umsatzsteuer. Umsatz entsteht erst, wenn der Gutschein eingelöst wird.

In unserer Abrechnung findest Du eine Übersicht über diese von Dir selbst ausgegebenen Gutscheine. Das Geld dafür hast Du ja schon direkt bei der Ausgabe erhalten. Auch wenn Du hier die Vorteile von KeepLocal nutzt, fällt keine Provision an, das Ausgeben Deiner eigenen Gutscheine ist völlig kostenfrei.

Stadtgutscheine und Gutscheine von anderen Händlern ausgeben

Wenn Du Gutscheinkarten Dritter selbst vor Ort ausgibst, und dabei ist es egal ob das Stadtgutscheine oder Gutscheine anderern Händler sind, ist das ein Eintausch von Geld gegen Gutschein. Du gibst einen Gutschein aus und erhältst im Nachgang eine Abrechnung für diesen Geldfluss von uns. Darin fließt erst einmal das Gutschein-Guthaben als Abrechnung zu uns, gleichzeitig erhältst Du eine Gutschrift über die 2% Verkaufsprovision. Wenn Deine Kasse die Ausgabe von Fremdgutscheinen nicht unterstützt, gibt es eine einfache Möglichkeit die Gutscheine trotzdem korrekt zu verbuchen. Du legst sie einfach als normale Artikel an, definierst sie aber als umsatzsteuerfrei. Dein Steuerberater kann unsere Abrechnung dann damit gegenbuchen, sodass es bilanziell nachher kein Umsatz ist. Beachte das bitte, wenn Du die Artikel in Deiner Kasse anlegst. Für die Ausgabe dieser Gutscheine erhältst Du ja 2% brutto als Verkaufsprovision, diese enthalten USt. Wir weisen das entsprechend auf unserer Abrechnung als Provision aus, dort wird dann auch die enthaltene USt. für die Buchhaltung entsprechend dargestellt.

Wenn Du in Deiner Kasse keine 0%-USt. Artikel anlegen kannst, wäre es auch ein möglicher Weg die Gutscheine als Artikel mit USt. zu anzulegen und am Ende eines Monats eine entsprechende Korrekturbuchung vorzunehmen. Bitte stimme diese Lösung aber auf jeden Fall im Vorfeld mit Deinem Steuerberater ab!

Gutscheineinlösung

Einlösung von eigenen Gutscheinen

Wenn Du Deine eigenen (egal ob on- oder offline ausgegebene) Gutscheine einlöst, ist das Geld ja bereits zu Dir geflossen. Du oder Dein Steuerberater müssen jedoch wissen, wie hoch der eingelöste Gutscheinbetrag war, denn bei Gutscheinausgabe werden diese auf ein separates Konto gebucht. Von diesem Konto wird der eingelöste Betrag dann wieder in den Umsatz gebucht.

Damit dieser Vorgang so einfach wie möglich für Dich ist, erhältst Du zusammen mit der Abrechnung einen Kontoauszug über Dein Händlergutscheinkonto. Damit kann Dein Steuerberater seine Buchung machen.

Normalerweise können Kassensysteme Gutscheine direkt verbuchen, wobei es hier sehr viele mögliche Varianten gibt. Wichtig ist, dass der Gutschein als Wertgutschein und nicht als Rabattgutschein verbucht wird, denn nach der Einlösung wird bei Mehrzweckgutscheinen die USt. fällig. Wenn Dein Kassensystem eine Schnittstelle zu uns hat, erfolgt die Verbuchung in der Kasse komplett automatisch. Wenn Du hier keine Möglichkeit in Deinem Kassensystem findest, frag doch einfach bei dem Kassenhersteller nach, wie das möglich wäre.

Wenn Du keine Kasse hast oder Dein Kassensystem das überhaupt nicht kann, greif auch hier wieder auf Dein Gutscheinbuch zurück, um die Einlösung zu dokumentieren.

Einlösung von Stadtgutscheinen

Wenn Du Stadtgutscheine einlöst, ist das eigentlich eine bargeldlose Zahlung, wie EC Karte oder auch Überweisung. Steuerlich wird das auch genauso verbucht. Entsprechende Zahlungsgebühren weisen wir auf der Rechnung separat aus, die werden dann als normale Kosten gebucht.

In unserer Abrechnung weisen wir diese Einlösevorgänge mit den entsprechenden Gebühren detailliert auf, damit Du nachvollziehen kannst, dass das Geld auch wirklich geflossen ist.

Viele Kassensysteme haben Möglichkeiten frei definierbarer bargeldloser Zahlungen anzulegen oder sogar direkt Funktionen für Stadtgutscheine. Auch hier hilft Dir Dein Kassenhersteller sicherlich weiter. Wenn sich keine Lösung findet, kannst Du dir auch mit einem manuellen Eintrag in Deinem Kassenbuch behelfen. Frag hierzu am Besten bei Deinem Steuerberater nach.

Mehrzweckgutscheine?

In der Buchhaltung unterscheidet man zwischen Einzweck- und Mehrzweckgutscheinen. Auf Haufe.de gibt es dazu einen Artikel, der das Thema sehr gut erklärt. Bitte beachte, dass wir Deine Händlergutscheine Online und über die Gutscheinständer nur vertreiben können, wenn es Mehrzweckgutscheine sind!

https://www.haufe.de/finance/steuern-finanzen/einzelgutschein-vs-mehrzweckgutschein-in-der-umsatzsteuer_190_496076.html