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Account
Wie kann ich mich registrieren?
Lade Dir unsere App runter und dort kannst Du Dich registrieren. Durch die reine Registrierung fallen keinerlei Kosten an. Sobald wir von Dir zur Legitimation einen Gewerbenachweis bzw. Handelsregisterauszug haben, schalten wir Dich entsprechend frei und Du kannst sofort Gutscheine einlösen. Sofern Du bei der Registrierung die Option „Eigene Gutscheine“ ausgewählt hast, kannst Du auch Deine eigenen Gutscheine sofort online verkaufen.
In unserem Video und Schritt für Schritt Anleitungen kannst Du Dir im Detail anschauen, wie das funktioniert.
Wie kann ich Mitarbeiter anlegen?
In den Einstellungen in der App kannst Du Mitarbeiter anlegen. Wenn diese ihr eigenes Smartphone mit ihren eigenen Zugangsdaten nutzen möchten, starten sie den normalen Registrierungsprozess und verbinden sich anschließend mit Deinem Betrieb.
In unserer Schritt für Schritt Anleitungen kannst Du Dir im Detail anschauen, wie das funktioniert.
Wie erfolgt die Abrechnung?
Zur Abrechnung erhalten Sie von uns eine CSV Datei. Diese können Sie dann in Ihr Buchhaltungsprogramm einspielen. Hierzu haben Wir Ihnen auch eine Erklärung erstellt, dies Sie unter folgendem Link einsehen können.
CSV Erklärung
Gutscheine
Welche Kosten entstehen?
– Für die Registierung fallen keine Kosten an.
– Wenn Du Deine eigenen Gutscheine offline verkaufst, fallen ebenfalls keine Kosten an (außer Druckkosten, siehe unten).
– Wenn Dritte (KeepLocal App & Shop, andere Einzelhändler oder Supermärkte) Deine Gutscheine verkaufen, kostet das 4,9% vom Gutscheinwert.
– Wenn Du einen Stadtgutschein einlöst, kostet Dich das 4,9% vom eingelösten Betrag.
– Wenn Du Gutscheine von Dritten (andere Händler oder Stadtgutscheine) verkaufst, erhältst Du 2% Verkaufsprovision.
– Die 4,9% beinhalten 19% USt. Wenn Du vorsteuerabzugsberechtigt bist, sind es effektiv nur 4,12%. Gleiches gilt dann natürlich auch für die 2% Verkaufsprovision, die bereits 19% USt. enthalten und entsprechend abgeführt werden müssen.
– Wenn Du fälschungssichere Papiergutscheine für Deinen Betrieb haben möchtest, kosten diese 65 € je Gutscheintyp + 0,18 € pro Stück + 14,50€ Versandpauschale.
Wie löse ich Gutscheine ein?
Es gibt mehrere Wege die Gutscheine einzulösen:
1) Über die KeepLocal Smartphone App
2) Über das Händler Portal
3) Über die Kassenintegration, sofern Dein Kassenhersteller die KeepLocal Gutscheine integriert hat
Du kannst für Deine Mitarbeiter bzw. Deine Kassen eigene Zugänge anlegen, sodass Du genau siehst, wer wann welchen Gutschein eingelöst hat.
In unserem Video kannst Du Dir im Detail anschauen, wie das funktioniert.
Wie aktiviere ich Gutscheine beim Verkauf?
Es gibt mehrere Wege die Gutscheine zu aktivieren:
1) Über die KeepLocal Smartphone App
2) Über das Händler Portal
3) Über die Kassenintegration, sofern Dein Kassenhersteller die KeepLocal Gutscheine integriert hat
Du kannst für Deine Mitarbeiter bzw. Deine Kassen eigene Zugänge anlegen, sodass Du genau siehst, wer wann welchen Gutschein aktiviert hat.
In unserem Video kannst Du Dir im Detail anschauen, wie das funktioniert.
Wie kann ich meine eigenen Gutscheine verkaufen?
Lade Dir unsere App runter und dort kannst Du Dich registrieren. Durch die reine Registrierung fallen keinerlei Kosten an. Sobald wir von Dir zur Legitimation einen Gewerbenachweis bzw. Handelsregisterauszug haben, schalten wir Dich entsprechend frei und Du kannst sofort Gutscheine einlösen. Sofern Du bei der Registrierung die Option „Eigene Gutscheine“ ausgewählt hast, kannst Du auch Deine eigenen Gutscheine sofort online verkaufen.
Papiergutscheine
Wie ist die Lieferzeit für bestellte Papiergutscheine?
Die Lieferzeit ist variabel. Wir haben großartige Konditionen mit unserer Druckerei ausgehandelt. Dafür müssen wir allerdings einige Aufträge sammeln und zusammen übermitteln. Wir werden voraussichtlich mind. 1x pro Monat Gutscheine bestellen, sodass es nicht länger als 4 Wochen dauern sollte. Wenn Dir das zu Lange ist, kannst Du die Einmalkosten i. H. v. rund 1.200 EUR selbst tragen und bekommst dafür die Gutscheine binnen 2-3 Tagen.
Was kosten Papiergutscheine?
Die Kosten setzen sich aus Einmalkosten je Gutscheintyp i. H. v. 65€, Druckkosten pro Gutschein i. H. v. 0,18€ und einer Versandpauschale i. H. v. 14,50€ zusammen. Bestellst Du also 600 Gutscheine mit variablem Betrag kostet das 65€ + 108€ + 14,50€ = 187,50€. Möchtest Du lieber je 200 Gutscheine mit Werten von 25, 50 und 100 € haben, kostet das 3×65€ + 108€ + 14,50€ = 317,50€. Ab einer Abnahmemenge von 100.000 Gutscheinen bekommen wir von unserer Druckeren 2ct Rabatt pro Gutschein, die wir gerne an Euch weitergeben.
Warum sollte ich auf KeepLocal Papiergutscheine umstellen, ich habe doch schon welche?
Selbstverständlich kannst Du Deine bisherigen Gutscheine weiternutzen. Möglicherweise ist der Umstieg aber sinnvoll, denn:
– Unsere Gutscheine sind durch den Einmalcode fälschungssicher
– Durch die Möglichkeit Mitarbeiter anzulegen, siehst Du genau, wann welcher Mitarbeiter welchen Gutschein verkauft hat und wo das Geld dafür sein muss
– Du hast die Möglichkeit Deine Gutscheine über unsere Gutscheinständer bei anderen Händlern und (später) in den Supermärkten zu verkaufen.
– Der Verkauf bei Dir im Laden ist genauso kostenfrei wie bisher.
Wenn ich Papiergutscheine bestelle, wie werden sie aussehen?
Wir stellen eine Vorlage zur Verfügung, mit der Du bzw. Deine Agentur des Vertrauens die Papiergutscheine designen kann. Wir können das auch gerne für Dich übernehmen, wir rechnen das aber nach Arbeitszeit ab.
Wo bekomme ich Gutscheinständer her?
Die Gutscheinständer kannst Du, genau wie Gutscheine, direkt bei uns bestellen. Entweder im Händler Portal oder in der Händler App.
Du hast offene Fragen? – Melde dich bei uns
Allgemeiner Support
Telefon: 06851/915080
Mail: support@keeplocal.de
Notdienst 24×7
Telefon: 06851/91508-10
Wie Du Gutscheine richtig verbuchst
Gutscheinausgabe
Wenn Du einen Gutschein ausgibst, muss dieser immer aktiviert werden. Vergiss das bitte nicht, sonst kann der Kunde nichts mit dem Gutschein anfangen – er ist nur das Papier wert, auf dem er gedruckt ist!
Wir haben für Dich auch eine druckbare Kurzanleitung für deine Kassenmitarbeiter.
Eigene Händler-Gutscheinkarten selbst ausgeben
Wenn Du Deine eigenen Gutscheinkarten selbst vor Ort ausgibst, fließt das Geld ja direkt zu Dir. Du tauschst quasi Bargeld gegen Gutschein-Geld. Wir sind, was den Geldfluss angeht, dabei komplett außen vor. Die Buchungen dokumentieren wir Dir trotzdem und schicken Dir die aktuellen Änderungen mit der Abrechnung zu. Buchhalterisch werden Deine eigenen Gutscheine ein eigenes Gutscheinkonto gebucht, denn die Ausgabe eines Gutscheins ist kein Umsatz. Da in dem Moment aber Geld fließt, ist es wichtig, dass dieser Geldfluss in Deiner Kasse protokolliert wird. Wenn der Gutschein bar bezahlt wird, gehört diese Zahlung natürlich auch in Dein Kassenbuch!
Wenn Du keine Kasse hast oder Dein Kassensystem keine Gutscheinfunktion hat, hilft als Lösung auch ein Gutscheinbuch.
Da Du über unser System auch ausschließlich Mehrzweckgutscheine ausgibst, ist die Gutscheinausgabe auch erst mal kein Umsatz und es fließt auch erst mal keine Umsatzsteuer. Umsatz entsteht erst, wenn der Gutschein eingelöst wird.
In unserer Abrechnung findest Du eine Übersicht über diese von Dir selbst ausgegebenen Gutscheine. Das Geld dafür hast Du ja schon direkt bei der Ausgabe erhalten. Auch wenn Du hier die Vorteile von KeepLocal nutzt, fällt keine Provision an, das Ausgeben Deiner eigenen Gutscheine ist völlig kostenfrei.
Stadtgutscheine und Gutscheine von anderen Händlern ausgeben
Wenn Du Gutscheinkarten Dritter selbst vor Ort ausgibst, und dabei ist es egal ob das Stadtgutscheine oder Gutscheine anderern Händler sind, ist das ein Eintausch von Geld gegen Gutschein. Du gibst einen Gutschein aus und erhältst im Nachgang eine Abrechnung für diesen Geldfluss von uns. Darin fließt erst einmal das Gutschein-Guthaben als Abrechnung zu uns, gleichzeitig erhältst Du eine Gutschrift über die 2% Verkaufsprovision. Wenn Deine Kasse die Ausgabe von Fremdgutscheinen nicht unterstützt, gibt es eine einfache Möglichkeit die Gutscheine trotzdem korrekt zu verbuchen. Du legst sie einfach als normale Artikel an, definierst sie aber als umsatzsteuerfrei. Dein Steuerberater kann unsere Abrechnung dann damit gegenbuchen, sodass es bilanziell nachher kein Umsatz ist. Beachte das bitte, wenn Du die Artikel in Deiner Kasse anlegst. Für die Ausgabe dieser Gutscheine erhältst Du ja 2% brutto als Verkaufsprovision, diese enthalten USt. Wir weisen das entsprechend auf unserer Abrechnung als Provision aus, dort wird dann auch die enthaltene USt. für die Buchhaltung entsprechend dargestellt.
Wenn Du in Deiner Kasse keine 0%-USt. Artikel anlegen kannst, wäre es auch ein möglicher Weg die Gutscheine als Artikel mit USt. zu anzulegen und am Ende eines Monats eine entsprechende Korrekturbuchung vorzunehmen. Bitte stimme diese Lösung aber auf jeden Fall im Vorfeld mit Deinem Steuerberater ab!
Gutscheineinlösung
Wir haben für Dich auch eine druckbare Kurzanleitung für deine Kassenmitarbeiter.
Einlösung von eigenen Gutscheinen
Wenn Du Deine eigenen (egal ob on- oder offline ausgegebene) Gutscheine einlöst, ist das Geld ja bereits zu Dir geflossen. Du oder Dein Steuerberater müssen jedoch wissen, wie hoch der eingelöste Gutscheinbetrag war, denn bei Gutscheinausgabe werden diese auf ein separates Konto gebucht. Von diesem Konto wird der eingelöste Betrag dann wieder in den Umsatz gebucht.
Damit dieser Vorgang so einfach wie möglich für Dich ist, erhältst Du zusammen mit der Abrechnung einen Kontoauszug über Dein Händlergutscheinkonto. Damit kann Dein Steuerberater seine Buchung machen.
Normalerweise können Kassensysteme Gutscheine direkt verbuchen, wobei es hier sehr viele mögliche Varianten gibt. Wichtig ist, dass der Gutschein als Wertgutschein und nicht als Rabattgutschein verbucht wird, denn nach der Einlösung wird bei Mehrzweckgutscheinen die USt. fällig. Wenn Dein Kassensystem eine Schnittstelle zu uns hat, erfolgt die Verbuchung in der Kasse komplett automatisch. Wenn Du hier keine Möglichkeit in Deinem Kassensystem findest, frag doch einfach bei dem Kassenhersteller nach, wie das möglich wäre.
Wenn Du keine Kasse hast oder Dein Kassensystem das überhaupt nicht kann, greif auch hier wieder auf Dein Gutscheinbuch zurück, um die Einlösung zu dokumentieren.
Einlösung von Stadtgutscheinen
Wenn Du Stadtgutscheine einlöst, ist das eigentlich eine bargeldlose Zahlung, wie EC Karte oder auch Überweisung. Steuerlich wird das auch genauso verbucht. Entsprechende Zahlungsgebühren weisen wir auf der Rechnung separat aus, die werden dann als normale Kosten gebucht.
In unserer Abrechnung weisen wir diese Einlösevorgänge mit den entsprechenden Gebühren detailliert auf, damit Du nachvollziehen kannst, dass das Geld auch wirklich geflossen ist.
Viele Kassensysteme haben Möglichkeiten frei definierbarer bargeldloser Zahlungen anzulegen oder sogar direkt Funktionen für Stadtgutscheine. Auch hier hilft Dir Dein Kassenhersteller sicherlich weiter. Wenn sich keine Lösung findet, kannst Du dir auch mit einem manuellen Eintrag in Deinem Kassenbuch behelfen. Frag hierzu am Besten bei Deinem Steuerberater nach.
Mehrzweckgutscheine?
Buchhaltung
In der Buchhaltung unterscheidet man zwischen Einzweck- und Mehrzweckgutscheinen. Auf Haufe.de gibt es dazu einen Artikel, der das Thema sehr gut erklärt. Bitte beachte, dass wir Deine Händlergutscheine Online und über die Gutscheinständer nur vertreiben können, wenn es Mehrzweckgutscheine sind!
https://www.haufe.de/finance/steuern-finanzen/einzelgutschein-vs-mehrzweckgutschein-in-der-umsatzsteuer_190_496076.html
Du hast offene Fragen? – Melde dich bei unserer Buchhaltung
Buchhaltung
Telefon: 06851/91508-20
Mail: buchhaltung@keeplocal.de